E-Rechnung-Pflicht für Unternehmen ab 2025: Was Unternehmer wissen müssen

Ab dem 1. Januar 2025 tritt eine weitreichende Regelung in Kraft: die verpflichtende Einführung der E-Rechnung in Deutschland. Für viele Unternehmen bedeutet dies eine Umstellung, die gut vorbereitet sein will.

In diesem Artikel erklären wir die neuen Regeln, was genau eine E-Rechnung ist, welche Ausnahmen bestehen und wie die Übergangsfristen gestaltet sind.

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung (elektronische Rechnung) ist eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird, das eine automatische und elektronische Verarbeitung ermöglicht. Diese Rechnungen sind nicht einfach PDF-Dokumente oder gescannte Papierbelege, sondern sie müssen in einem standardisierten Datenformat vorliegen, wie zum Beispiel:

ZUGFeRD (Zentraler User Guide des Forums elektronische Rechnung Deutschland)
XRechnung (Format für den öffentlichen Sektor in Deutschland)

Diese Formate sind so aufgebaut, dass sie direkt von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) oder Buchhaltungsprogrammen* verarbeitet werden können. Dies reduziert nicht nur den manuellen Aufwand, sondern minimiert auch das Fehlerpotenzial.

Die neuen Regeln ab dem 01.01.2025

Mit dem Inkrafttreten der E-Rechnung-Pflicht wird es für Unternehmen verpflichtend, Rechnungen in elektronischer Form zu erstellen und zu versenden. Ziel ist es, den Rechnungsprozess zu digitalisieren, um Kosten zu senken, die Effizienz zu steigern und die Transparenz zu verbessern. Die wichtigsten Neuerungen umfassen:

Verpflichtung zur E-Rechnung: Unternehmen müssen alle Rechnungen im B2B-Bereich (Business-to-Business) und gegenüber öffentlichen Auftraggebern elektronisch ausstellen.
Standardisiertes Format: Es wird erwartet, dass Unternehmen Formate wie ZUGFeRD oder XRechnung verwenden, um die Datenverarbeitung zu vereinfachen.
Integration in bestehende Systeme: Die Rechnungen müssen direkt in die bestehenden Buchhaltungs- oder ERP-Systeme eingebunden werden können.

Wer ist von der E-Rechnung-Pflicht betroffen?

Die Pflicht zur E-Rechnung gilt grundsätzlich für alle Unternehmen in Deutschland, die Rechnungen ausstellen. Dabei sind insbesondere folgende Unternehmen betroffen:

Große Unternehmen: Diese haben oft schon Erfahrungen mit der elektronischen Rechnungsstellung, da viele internationale Partner diese Form bereits seit Jahren verwenden.
Kleine und mittlere Unternehmen (KMU): Auch sie müssen sich auf die Umstellung vorbereiten und gegebenenfalls ihre Buchhaltungssoftware aufrüsten.
Öffentliche Auftraggeber und Lieferanten: Rechnungen an Behörden und staatliche Stellen müssen schon länger elektronisch ausgestellt werden. Nun wird dies auch für den allgemeinen B2B-Bereich verpflichtend.

E-Rechnung erstellen | Bild: Firmbee, pixabay.com, Inhaltslizenz

Ausnahmen von der E-Rechnung-Pflicht

Es gibt jedoch auch einige Ausnahmen von der Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung. Folgende Bereiche sind von der Regelung ausgenommen:

Rechnungen unter 250 Euro: Kleinbetragsrechnungen müssen nicht elektronisch gestellt werden.
B2C-Bereich (Business-to-Consumer): Die Pflicht zur E-Rechnung betrifft ausschließlich den B2B-Bereich, also den Handel zwischen Unternehmen. Rechnungen an Endverbraucher können weiterhin in Papierform ausgestellt werden.
Sonderfälle: Bestimmte Branchen oder Kleinunternehmen können in Ausnahmefällen von der Pflicht befreit werden, etwa wenn die technische Infrastruktur für die elektronische Rechnungsstellung nicht verfügbar ist.

Übergangsfristen und Umsetzung

Die E-Rechnung-Pflicht tritt offiziell am 1. Januar 2025 in Kraft. Allerdings gibt es für einige Unternehmen und Branchen Übergangsfristen, um sich auf die Umstellung vorbereiten zu können:

Bis zum 31.12.2026: Umsätze, die in den zwei Jahren 2025 und 2026 erfolgen, können noch als Papierrechnung oder als PDF-Rechnung ausgestellt werden, wenn der B2B-Kunde das akzeptiert.
Bis zum 31.12.2027: Dies gilt auch für Umsätze im Jahr 2027, wenn der Vorjahresumsatz des Rechnungserstellers 800.000 Euro nicht übersteigt.
Ab 2028: Ab Neujahr 2028 ist die elektronische Rechnung dann zwingend für alle Unternehmen, ohne Ausnahmen.

Vorteile der E-Rechnung

Die Einführung der E-Rechnung bietet nicht nur eine bürokratische Vereinfachung, sondern auch zahlreiche Vorteile für Unternehmen:

Kostensenkung: Der Versand und die Bearbeitung von elektronischen Rechnungen sind oft kostengünstiger als die traditionelle Papierrechnung.
Schnellere Verarbeitung: Durch die Automatisierung des Rechnungsprozesses werden Zahlungen und Bearbeitungen beschleunigt.
Fehlerreduktion: Der automatisierte Austausch minimiert Eingabefehler und sorgt für mehr Transparenz in der Buchhaltung.
Umweltschutz: Die Reduktion des Papierverbrauchs trägt zu einer nachhaltigeren Unternehmensführung bei.

Fazit: E-Rechnung – Eine Pflicht mit Mehrwert

Die E-Rechnung-Pflicht ab 2025 stellt Unternehmen vor neue Herausforderungen, bietet aber auch zahlreiche Chancen. Insbesondere die Automatisierung und Digitalisierung von Geschäftsprozessen wird durch die Einführung der E-Rechnung vorangetrieben. Alle Unternehmen, so auch kleine und Soloselbstständige sollten sich frühzeitig auf die Umstellung vorbereiten, um von den Vorteilen zu profitieren und mögliche Sanktionen zu vermeiden.

Titelild: Mohamed_hassan, pixabay.com, Inhaltslizenz